مرکز راه‌کارهای اطلاعاتی هوشمند
Intelligent Information Solutions Center

دانشگاه صنعتی شریف
فا | en
صفحه اصلی   >   پروژه‌ها و خدمات   >   سامانه اطلاعاتی مدیریت پروژه جامع

سامانه اطلاعاتی مدیریت پروژه جامع

آشنایی با CPMIS

سامانه‌ی اطلاعاتی مدیریت پروژه جامع (CPMIS) با جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات توزیع شده در بخش‌های مختلف سازمان در یک سیستم واحد و فراهم نمودن دانش حاصل از این موارد به‌صورت مناسب و آنی، قدرت تصمیم‌گیری مدیران مجموعه را به‌صورت چشمگیری افزایش می‌دهد. از طرف دیگر سیستم یکپارچه‌ی مدیریت پروژه می‌تواند اثرات تصمیمات مدیران را در سطوح اجرایی مجموعه اعمال نماید. این سامانه، بخش‌های مختلف نیازمندی‌های مدیریتی پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمانی را به‌صورت یکپارچه پوشش داده و فضایی مناسب برای مدیریت بهینه‌ی آن‌ها فراهم می‌آورد.

در اصل سامانه CPMIS یک راه‌کار جامع و یکپارچه‌ی تحت وب است که گستره وسیعی از نیازهای سازمان را در زمینه‌های مدیریت پروژه و پرتفولیوی پروژه‌ها، خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار، ثبت و به اشتراک‌گذاری داده‌ها، اطلاعات و دانش سازمان، گزارش‌های آنی و داشبورد‌های مدیریتی به منظور پشتیبانی از تصمیم‌گیری، مدیریت اسناد و بایگانی پرونده‌ها و ... به‌صورت مشارکتی در محیطی برخط، امن و در دسترس پوشش می‌دهد.

سامانه‌ی مدیریت پروژه‌ی جامع با پشتیبانی کامل از زبان و تقویم فارسی، قابلیت سرویس‌دهی همزمان به هزاران کاربر و طراحی اختصاصی برای کسب‌وکارهای دولتی و خصوصی ایرانی مسیری نو در افزایش کارایی و اثربخشی سازمان‌ها ایجاد می‌کند.

CPMIS با دید چندگانه برای پاسخ به نیازهای سطوح مختلفی از سازمان از جمله مدیرعامل و مدیران ارشد، مدیران میانی، PMO، مدیر پروژه، مدیران عملیاتی، تیم‌های عملیاتی، کارشناسان و حتی شرکای تجاری و مشتریان طراحی شده است.

مدیریت یکپارچه‌ی پروژه و پرتفولیوی پروژه‌ها

در سامانه‌ی اطلاعاتی مدیریت پروژه‌ی جامع، ماژول مدیریت پروژه با در نظر داشتن سرفصل‌های استانداردهای پذیرفته‌شده‌ی مدیریت پروژه طراحی شده است و مدیریت موثر پروژه‌ها و پرتفولیوی پروژه‌ها را ممکن می‌سازد. این ماژول دارای امکاناتی از جمله موارد ذیل است:

  • تعریف پروژه‌های سازمان بر اساس واحد و یا زیرسازمان متولی و امکان شکستن پروژه‌ها به زیرپروژه‌های مرتبط (تعریف ساختار سلسله مراتبی پروژه‌ها)
  • ایجاد طرح‌کار، زمان‌بندی و اختصاص منابع انسانی به هر فعالیت‌
  • تعریف فاز‌های کلی پروژه و فرسنگ‌نماها (milestone)
  • تعریف فعالیت‌ها و زمان‌بندی‌ آن‌ها به ازای هر پروژه به همراه وابستگی‌های میان فعالیت‌ها و محدودیت‌های اعمال‌شده روی هر یک
  • تعریف درصد پیشرفت فعالیت و مشاهده نتایج آن بر روی پیشرفت کل
  • نمایش فعالیت‌های پروژه در قالب نمودار گانت
  • وارد سازی و خارج سازی داده‌ها در قالب فایل MSP و ساير سامانه‌های مدیریت پروژه سازگار با آن
  • امکان به اشتراک گذاری فعالیت‌ها میان پروژه‌های مختلف

مدیریت تشکیلات سازمانی

به منظور کاهش پیچیدگی مدیریت اطلاعات و دارایی‌های سازمان، CPMIS امکان شبیه‌سازی ساختار سازمانی به همراه نقش‌ها و واحد‌های سازمانی را فراهم می‌کند. در اصل با تعریف سلسله مراتبی واحد‌ها و تخصیص کاربران به واحد‌های مرتبط در قالب نقش‌های تعریف شده، امکان مدیریت بهینه‌تر این پیچیدگی بر اساس تفکیکی ارائه شده از طریق ساختار سازمانی وجود دارد. از جمله امکانات توانمند‌سازی این امر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • تعریف واحد‌های سازمانی به‌صورت سلسله مراتبی و تعریف منابع و اقلام داده‌ای به‌صورت تفکیک شده
  • تعریف پویای نقش‌ها در هر واحد بر اساس ساختار سازمانی
  • دعوت از حضور کاربران در هر واحد برحسب تشخیص مدیر واحد و تفکیک میان آن‌ها از طریق نقش‌ها
  • مشخص‌سازی مسئولیت‌ هر کاربر در سازمان و تخصیص سطوح دسترسی جداگانه به کاربر در هر واحد
  • امکان به اشتراک‌گذاری منابع و اقلام داده‌ای خاص میان واحد‌های سازمانی
  • تعریف کارتابل کاری اختصاصی برای هر واحد

فرم‌ساز اختصاصی

از ویژگی‌های کلیدی CPMIS برخورداری از ماژول مدیریت فرم‌ها با پشتیبانی از زبان فارسی است. این فرم‌ساز، که از طریق واسط ساده تحت وب قابل استفاده است، امکان تعریف انواع مختلف فیلدهای داده‌ای، مرجع و جداول پویا، طراحی گستره وسیعی از فرم‌های سازمان را امکانپذیر کرده و با تعریف ریزدانه‌ محدودیت‌ها، وجود خطا در داده‌های ورودی را حداقل می‌سازد. با استفاده از فرم‌ساز فارسی CPMIS قابلیت‌های زیر در اختیار کاربران قرار می‌گیرند:

  • ایجاد زبانه‌ها، فیلدها، لیست‌های آبشاری و سایر ساختار‌ها برای فرم‌ها
  • مشاهده تاریخچه‌ی تغییرات و نسخه‌های پر شده از هر فرم
  • ارسال اعلان از طریق رایانامه جهت اطلاع یافتن صاحب فرم از تغییرات
  • امکان تعریف گستره وسیعی از فیلد‌های مختلف مانند فیلد متنی، عددی، چند ارزی، کشویی، جعبه انتخاب، جداول پویا و ...
  • امکان تعریف و استفاده از فیلدهای محاسباتی قدرتمند همراه با فرمول ساز پیشرفته (شامل انواع توابع محاسباتی و شرطی)
  • تعریف و استفاده از فیلدهای مرجع جهت ایجاد ارتباط میان فرم‌های مختلف
  • اعمال محدودیت روی فرم‌ها و فیلد‌های آن‌ها، به همراه امکانات قدرتمند صحت یابی هر فیلد (مانند عبارات منظم)
  • امکان به اشتراک‌گذاری فرم‌های طراحی شده میان واحد‌‎های سازمانی مختلف
  • تعریف لیست‌های مختلف جهت مشاهده داده‌های ورودی با استفاده از فیلتر‌های قدرتمند
  • مرتب سازی لیست‌های مختلف بر اساس فراداده‌ها و یا فیلدهای تعریف شده در لیست
  • تعریف دسترسی خارجی به یک فرم و تکمیل آن از طریق پیوند ارائه شده
  • قابلیت جستجوی کامل فرم‌ها
  • امکان ذخیره‌سازی موقت اطلاعات فرم جدید جهت تکمیل در آینده

گردش‏ کار ساز اختصاصی

با استفاده از ماژول گردش کار، فرآیندهای سازمانی مدل‌‌سازی شده و با تخصیص مراحل اجرایی فرآیند به نقش‌‏های سازمانی تعبیه‌شده در سامانه، بسته‌‏های مختلف میان اعضا و نقش‌‏ها جریان می‌یابند. با پایان یافتن کار هر عضو یا نقش مرتبط در هر مرحله از گردش کار، روند اجرا به‌صورت خودکار به اعضا یا نقش‌های بعدی منتقل می‌شود. این روند تا پایان سلسله فعالیت‌‏های تعریف‌شده برای گردش کار ادامه می‌یابد. این ماژول دارای ویژگی‌‌های زیر است:

  • تعریف گردش کار‏های سازمانی با استفاده از واسط تحت وب ساده و امکان تعریف مراحل مختلف با قوانین خاص و همچنین و نقل و انتقالات میان هر مرحله
  • ترکیب با ماژول‌های مدیریت فرم و مدیریت اسناد جهت اتصال فرم‌ها و اسناد به گردش کار به‌عنوان بسته
  • تعبیه کارتابل اختصاصی برای هر کاربر جهت مشاهده سریع فرآیند‏های درخور توجه
  • مشاهده و تغییر وضعیت جاری هر بسته در گردش ‏کار
  • تعیین نقش‌‏ها یا افراد درگیر در هر مرحله
  • نمایش گرافیکی گردش‏ کار
  • تعریف سطوح امنیتی ریزدانه برای هر گردش کار
  • استفاده از رهانا در نقل و انتقالات برای اثربخشی فرآیند اجرایی بر سایر بخش‌های سامانه

مدیریت اسناد

هر شرکت یا سازمان دارای اسناد، مدارک و مستنداتی است که نگهداری منظم و دسترسی سریع به آ‌ن‌‌ها نقشی کلیدی در بهبود عملکردهای سازمان خواهد داشت. ماژول قدرتمند مدیریت اسناد CPMIS امکانات زیر را برای کاربران فراهم می‌آورد:

  • مشاهده و ویرایش مشخصات هر سند
  • کنترل نسخه کامل با امکان نگهداری نسخه‏‌های مختلف از یک سند ویرایش شده و همچنین استخراج و بازگردانی سند به منظور ایجاد محیط تعاملی
  • ایجاد پوشه و مرتب‌سازی اسناد در قالب پوشه‌‏ها
  • نمایش ساختار درختی اسناد
  • پیوند اسناد به فرم‏‌ها، گردش‏کارها، فعالیت‌‏ها، اسناد دیگر و سایر اشیاء موجود در سامانه
  • تعریف و تخصیص دسترسی خارجی به یک سند یا انباره‏‌ای از اسناد
  • پشتیبانی از استاندارد شماره‌‏گذاری GDTI و استاندارد فراداده‌‏ی Dublin Core
  • جستجو در متن اسناد
  • قابلیت بازگردانی اسناد حذف‌شده
  • امکان مشاهده کلیات فعالیت‏‌ها و اقدامات بر روی یک سند به‌صورت ریزدانه
  • طبقه‌‌بندی و اعطای دسترسی به اسناد بر اساس نقش‏‌های سازمانی تعریف‌شده

تقویم یکپارچه سازمانی و مدیریت جلسات

کاربران سامانه CPMIS قادر هستند در قالب تقویم‏‌های تخصصی (شمسی و میلادی) سازمان، واحد‏‌های سازمان یا پروژه‏‌ها رویداد‌ها و جلسات پیش رو را تعریف نموده و ضمن ذکر مشخصات آن‌‌ها، برنامه کاری سازمان را ثبت نمایند. برخی از امکانات ماژول تقویم به شرح زیر است:

  • تقویم کاری به ازای هر واحد سازمانی و هر پروژه به همراه نمایش تجمیع وقایع مرتبط هرکدام با یک کاربر خاص در تقویم شخصی کاربر
  • ایجاد جلسات (یک‏‌باره و تکرارشونده) به همراه جزییات مانند دستور جلسه، صورت‌جلسه و فهرست حاضرین و غایبین جلسات
  • تعریف رخداد‏های مهم
  • نمایش فرسنگ نماها در تقویم پروژه
  • پیوند جلسات و رخدادها با سایر فقره‌‏های داده‏‌ای از جمله فعالیت، سند و غیره
  • خارج‌سازی تقویم در قالب استاندارد iCal
  • امکان نمایش ورودی‌‏های تقویم در قالب روزانه، هفتگی، ماهانه و سالیانه

ابزارهای تعاملی و دانشی

سامانه اطلاعاتی مدیریت پروژه جامع امکانات متعددی جهت تسهیل و پشتیبانی از تعامل و تسهیم دانش کارکنان در سازمان ارائه می‏‌دهد. اهم این امکانات به شرح زیر است:

  • قابلیت ایجاد ویکی به منظور ثبت دانش حین اجرای پروژه‌‏ها و همچنین برای هر واحد سازمانی
  • امکان تعبیه فرآیند‏‌ها و فرم‌‏های مرتبط جهت ثبت، نشر و ارزیابی دانش ضمنی و صریح سازمانی
  • تالار‏های گفتگو (forum) جهت ایجاد محیط هم‏‌فکری در واحد‌‏های سازمان و پروژه‏‌ها
  • اخبار سازمان و پروژه
  • وبلاگ شخصی و پروژه‏‌ای

گزارش‌‏ساز اختصاصی و داشبوردهای مدیریتی

سامانه CPMIS مجهز به ابزار گزارش‌ساز منعطف و قدرتمند فارسی است و با بهره‌‏گیری از انواع داشبوردهای مدیریتی، می‌تواند مدیران را به‌صورت آنی از وضعیت سازمان و سبد پروژه‏‌های سازمان باخبر سازد. از جمله امکانات این قسمت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • اتصال به ماژول‌های دیگر سامانه و تعریف گزارش‌‏های موردنیاز
  • ایجاد گزارش‏‌های سطح بالای مديريتی و عملیاتی
  • تولید گزارش با فیلد‌های موردنظر
  • تولید گزارش‏‌ها به دو صورت گرافیکی و جدولی
  • امکان بهره‌‏گیری از انواع ساختار‏های گرافیکی در تولید گزارش‌ها از جمله نمودار‏های میله‏‌ای، دایره‌‏ای و ...
  • فیلتر کردن گزارش‏‌ها بر اساس پارامترهای ورودی
  • امکان استخراج گزارش‌ها در قالب‏‌های متعدد مانند MS Office، PDF، HTML و ...

امنیت داده و سطوح دسترسی

با توجه به اهمیت ملاحظات امنیتی در سامانه‏‌های سازمانی فوق وسیع، این امر از ابتدا مورد توجه تیم توسعه بوده است. به این منظور با در نظر گرفتن ملاحظاتی مانند پشتیبانی از کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، بهره‏‌گیری از جدید‏ترین فناوری‌‏های مقاوم در برابر مخاطرات، تست‌‏های امنیتی خودکار در تمامی مراحل تولید و ارتقاء و ... ، سامانه CPMIS جهت رفع دغدغه‏‌های مدیران برای حفظ اطلاعات سری سازمانی طراحی‌ شده است. در این راستا برخی از قابلیت‏‌های امنیتی سامانه به شرح ذیل است:

  • اتصال هر کاربر با کلمه و رمز عبور مخصوص به خود
  • تامين امنيت با پروتکل https به همراه گواهی
  • پشتیبانی از توکن‏‌های سخت‌افزاری و گواهی‌‏های سمت کاربر
  • تعريف حقوق دسترسی با سطح ریزدانگی بالا برای افراد و نقش‏‌ها به منظور دسترسی به بخش‏‌های مختلف سامانه (مانند اسناد، فعالیت‏‌ها، فرم‌‏ها و ...)
  • امکان مشخص‌‏سازی نوع دسترسی برحسب شیء مربوطه (ایجاد، حذف، ویرایش، با اشتراک‏‌گذاری و ...)
  • ثبت کلیه فعالیت‏‌های کاربران در سامانه با امکان جستجو و رهگیری

سایر امکانات

  • تفکیک اطلاعات در فضاهای سه‌‏گانه (پروژه، سازمان، شخصی)

نرم‌افزارهای رایج مدیریت پروژه با دید «پروژه‌ای» به داده‌‌های خود می‌‌نگرند. هرچند شاید مشکلات این دید در یک شرکت کوچک مشاهده نشود، اما این مشکلات به‌‌وضوح در محیط‏‌‌هایی مانند هلدینگ‏‌‌ها، سازمان‌‏های بزرگ با زیرواحد‏های پروژه محور، وزارتخانه‌ها و ... ملموس می‏‌باشند. بر این اساس، سامانه CPMIS نه‌تنها در عملیات مدیریت پروژه به کاربران خود یاری می‌رساند، بلکه با افزودن دید سازمانی، امکان تفکیک پروژه‌‏ها، منابع مربوط به آنها و سایر اقلام اطلاعاتی را در قالب سازمان‌‏های مختلف (و یا واحد‏های سازمانی) نیز فراهم می‌آورد.

همچنین با تعریف فضای تخصصی شخصی برای هر کاربر، امکان دسترسی سریع به اطلاعات و داده‌‏های مدنظر یک کاربر خاص، که ممکن است در سطح سامانه توزیع شده باشند، فراهم می‌‏شود.

  • پشتیبانی از امکانات بین‌المللی

سامانه CPMIS با پشتیبانی کامل از زبان‌های فارسی و انگلیسی و تقویم‏‌های جلالی و میلادی ارتباط سازمان با شرکت‌‏ها و همکاران بین‌المللی را تسهیل می‌‏کند. همچنین، در صورت نیاز می‏‌توان در حداقل زمان ممکن، سامانه را به زبان‌های دلخواه ترجمه کرد.

  • پنل مدیریتی قدرتمند

سامانه مدیریت پروژه جامع با بهره‌گیری از پنل قدرتمند مدیریتی خود، به مدیران سامانه اجازه می‏‌دهد تا به‌صورت یکپارچه سامانه را مدیریت کرده و به اعمال تنظیمات مختلف و رصد فعالیت‌ها بپردازد.

  • اعلانات آنی

در سامانه CPMIS، می‌توان با استفاده از تعریف اعلانات متنوع، از طریق پست الکترونیکی از وقایع سامانه به‌صورت آنی و لحظه ای باخبر شد.


CPMIS، پشتیبان زنجیره ارزش سازمان

تسهیم یکپارچه دانش

امروزه دانش به عنوان یکی از کلیدی‌ترین و با ارزش‌ترین دارایی‌های سازمان‌های نوین محسوب می‌شود. وجود امکانات و فرآیندهای بهینه مدیریت دانش در سازمان، بسیاری از عملیات را سرعت بخشیده و باعث ایجاد ارزش برای سازمان می‌شود. سامانه CPMIS با استفاده از ماژول‌های تعاملی و سایر امکانات، قابلیت پشتیبانی از المان‌های اساسی مدیریت دانش مانند تعریف درخت و چرخه دانش، طبقه‌بندی و رتبه‌بندی فقره‎‏‌های دانش، ارزیابی دانش، مخازن دانش فردی و سازمانی و ... راهکار توانمند برای پشتیبانی از مدیریت دانش سازمان و پروژه‌ها ارائه می‌دهد.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کاری و روال‌‏های اجرایی سازمان

با سامانه مدیریت پروژه جامع، اتوماسیون طیف وسیعی از فرآیندها و روال‌های سازمان ممکن می‌‏شود. با بهره‌گیری از فرم‌ساز پویا و قدرتمند CPMIS توانایی طراحی هرگونه فرم الکترونیکی وجود داشته که همراه با موتور گردش‌کار سامانه، امکان خودکارسازی تمامی فرآیند‏های سازمانی، پس از استقرار سامانه و بدون نیاز به هیچ گونه برنامه‌نویسی اضافی را به کاربران می‌دهد. در این صورت علاوه بر حذف روال‌های کاغذی از سازمان، ایجاد هرگونه تغییری در روال‌های کسب و کاری سازمان در کم‏ترین زمان امکان پذیر است.

مدیریت کارا‏تر سبد پروژه‌ها (پرتفوی سازمانی)

با بهره‌گیری از ابزار منعطف و جامع مدیریت پروژه CPMIS، کیفیت، زمان و محدوده پروژه‌ها تضمین شده و علاوه بر امکانات پایه‌ای مدیریت پروژه، گزارش‌ها و داشبوردهای متنوع مدیریتی برای رصد بهنگام وضعیت پروژه و سبد پروژه در اختیار مدیران سازمان قرار می‌گیرد. همچنین تفکیک پروژه‌های سازمان بر اساس واحد‏های کسب و کاری و وجود ساختار سلسله مراتبی میان آن‌ها، مدیریت ریزدانه‌تر پروژه‌های متنوع سازمان را ممکن می‌سازد.

بالا بردن کارآیی و اثربخشی منابع انسانی

بزرگ‌ترین سرمایه هر سازمان، منابع انسانی آن است و مهم‌ترین عامل افزایش کارآیی و اثربخشی سازمان، استفاده‌ی بهینه از منابع انسانی است. در این راستا سامانه CPMIS با در نظر گرفتن اهمیت عامل انسانی طراحی شده است. در اصل با فراهم کردن تسهیلاتی جهت معطوف کردن تمرکز منابع انسانی به فعالیت‌های دارای ارزش افزوده و جلوگیری از درگیر شدن آن‌ها در جزئیات کم اهمیت، باعث بهبود بهره‌وری و ایجاد ارزش برای سازمان می‌شود.

پشتیبانی از تصمیم‌گیری

تصمیم‏گیری یکی از مواردی است که اکثر مدیران در سازمان به صورت روزمره با آن مواجه هستند. به این منظور دسترسی به داده‏ها و اطلاعات به روز سازمانی برای اتخاذ تصمیمات کلیدی کسب و کاری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. سامانه CPMIS علاوه بر تجمیع تمامی اطلاعات سازمان در یک محیط یکپارچه، داشبورد‏های اطلاعاتی مفیدی جهت مشاهده این داده‌ها ارائه کرده که به همراه گزارش‌ساز قدرتمند با امکانات مصور‏سازی کامل، مدیران را در امر تصمیم‌گیری یاری می‌کند.

تسهیل ارتباط با مشتریان و شرکا

با بهره‌گیری از قابلیت‌های اشتراک گذاری خارجی در سامانه CPMIS، اتوماسیون بسیاری از فرآیندهای سازمانی که در برخی از مراحل آن، عامل خارج از سازمان دخیل است نیز ممکن می‌شود. همچنین تمهیدات خاص دیده شده امکان بهره‌گیری از امکانات کلیدی سامانه CPMIS در پورتال‌های سازمانی را به صورت یکپارچه ممکن می‌سازد. علاوه بر این، طراحی معماری منعطف و سرویس‌‎گرای سامانه، امکان اتصال به سامانه‌های خارجی و تعامل در فرآیند‏های میان سازمانی را به سهولت فراهم می‌آورد.

اطلاع رسانی به هنگام از تمامی وقایع واحد‏های سازمان و پروژه‌ها

در سامانه CPMIS هیچ تغییری از نظر دور نمی‌ماند و هیچ داده‌ای به طور کامل حذف نمی‌شود. تاریخچه وقایع تمامی ماژول‌های سامانه به صورت یکپارچه و متمرکز ثبت شده و تغییرات داده شده قابل رهگیری است. از جمله اینکه اقدامات کاربران بر روی یک قلم داده‏، نسخ مختلف اسناد و پرونده‌ها، تاریخچه تغییرات فرم‏ های اطلاعاتی و ... همگی ثبت و نگهداری می‌شوند. علاوه بر این اعلانات فوری و منظم برای تمامی اشیاء سامانه قابل تعریف است و کاربران می‌توانند از طریق پست الکترونیکی از رخداد‏‏های مد‏نظر خود در سامانه باخبر شوند.

سازماندهی فعالیت‌ها از طریق وب

دسترسی تحت وب امکان بهره‌گیری از امکانات سامانه را از هر مکانی و از طریق دستگاه‌های مختلف بر حسب نیاز کاربر ممکن می‌سازد. تجمیع تمامی امکانات مورد نیاز کاربر جهت انجام فعالیت‌های روزانه کسب و کاری در یک نرم‏افزار جامع و منسجم، باعث تسهیل این امور می‌شود. همچنین وجود فضای شخصی اختصاصی برای هر کاربر این امکان را فراهم می‌سازد تا از طریق یک درگاه متمرکز، تمامی مسئولیت‌های کاربر در سطح واحد‏های مختلف کسب و کاری و پروژه‌های در حال اجرا قابل دسترسی باشند.