مرکز راه‌کارهای اطلاعاتی هوشمند
Intelligent Information Solutions Center

دانشگاه صنعتی شریف
فا | en
صفحه اصلی   >   پروژه‌ها و خدمات   >   سامانه مدیریت پیمان و منابع مالی

سامانه مدیریت پیمان و منابع مالی

معرفی سامانه

اداره صحیح امور مالی یک سازمان، نقش بسزایی در به‌سازی نظام اقتصادی و اداری آن سازمان دارد. به همین منظور، یک سامانه مالی توانمند علاوه بر تسریع انجام امور مالی توسط کارشناسان، باید بتواند داده‌های مختلف مربوط به این امور را نگهداری کرده و در هنگام نیاز، انواع گزارش‌های مورد نیاز را در سطوح مختلف مدیریتی جهت کمک به تصمیم‌گیری‌های راهبردی ارائه نماید. بدین منظور، سامانه مدیریت پیمان و منابع مالی تلاش دارد با قرار دادن واسط گرافیکی کاربرپسند، ساده و در عین‌حال قدرتمند در اختیار کارشناسان مالی، مخزنی غنی را از داده‌های بااهمیت مالی تجمیع کرده و انواع گزارش‌های مالی را به کارشناسان و مدیران مالی ارائه نماید. این سامانه که به سفارش مدیریت پژوهش و فناوری شرکت ملی نفت ایران تهیه شده است، خدمات مختلفی را در امور مالی این واحد مانند ثبت قراردادها، ثبت انواع پرداخت‌های مالی، ردگیری بودجه‌های اختصاص‌یافته به شرکت‌های تابعه، نمایش انواع گزارش‌های مورد نیاز و ... به کارشناسان و مدیران مالی ارائه می‌دهد. قابلیت ثبت قوانین و دستورالعمل‌های مالی در حوزه‌های مختلف، جستجو و مرتب‌سازی انواع اقلام اطلاعاتی، انجام بسیاری از محاسبات فیلدهای اطلاعاتی به‌صورت خودکار و ... موجب ساده‌تر و سریع‌تر شدن تعامل با سامانه شده است. علاوه بر این، در تهیه این سامانه از جدیدترین فناوری‌های متن‌باز جاوا استفاده شده است که مزایای مختلفی را از منظر امنیت، تغییرپذیری، قابلیت انتقال و ... به ارمغان می‌آورد.

مدیریت پیمان‌ها

در سامانه مدیریت پیمان و منابع مالی، بخش مدیریت پیمان براساس فرایندهای مصوب مدیریت قرارداد در شرکت ملی نفت ایران طراحی شده است و مدیریت موثر قراردادهای مالی را ممکن می‌سازد. اهم قابلیت‌های کلان سامانه در بخش مدیریت پیمان عبارت است از:

  • تعریف انواع بودجه‌های موجود (سرمایه‌ای، پژوهشی و ...)
  • تعریف انواع قراردادهای موجود (طرح‌های پژوهشی، نظارت و ...)
  • ثبت انواع پرداخت‌های مالی (پرداخت‌های قراردادها، خرید، تنخواه و ...)
  • تعریف و دسته بندی بودجه‌های مختلف ارزی و ریالی در هر سال
  • فرایند کامل ثبت قرارداد برای یک پروژه مصوب و انجام امور مالی مربوطه

مدیریت بودجه واحدها

به‌منظور برنامه‌ریزی و کنترل مناسب در هزینه‌های سازمان، لازم است منابع مالی تخصیص‌یافته به شرکت‌های تابعه به نحو احسن مدیریت شود. یکی از نیازهای اساسی برای مدیریت بهینه منابع مالی شرکت‌های تابعه، تعیین دقیق بودجه‌های دریافتی و هزینه‌کرد این شرکت‌ها است. کارشناسان مالی سازمان می‌توانند درخواست‌های شرکت‌های تابعه جهت دریافت بودجه و همچنین اعلامیه‌های هزینه‌کرد این شرکت‌ها را در سامانه ثبت کنند. با پیگیری و اطلاع داشتن از وجوه دریافتی و پرداختی شرکت‌های تابعه، مدیریت بهتر بودجه این شرکت‌ها برای تخصیص منابع مالی به فعالیت‌های جاری و آینده امکان‌پذیر خواهد بود. قابلیت‌های سامانه در ارتباط با مدیریت بودجه واحدها عبارت است از:

  • ثبت بودجه‌های دریافتی شرکت‌های تابعه به‌صورت ارزی و ریالی
  • ثبت هزینه‌کرد شرکت‌های تابعه به‌صورت ارزی و ریالی

مدیریت اطلاعات پایه

یکی از نکات حائز اهمیت در یک سامانه مالی، در نظر گرفتن پویایی و انعطاف‌پذیری اطلاعات پایه سامانه است. قابلیت افزودن و ویرایش اطلاعات پایه مانند واحدهای کارفرما، واحدهای حقوقی، اشخاص حقیقی و ... موجب کاهش تعامل کارشناسان مالی با سازندگان سامانه و در نتیجه افزایش سادگی سامانه خواهد شد. در این بخش، امکان تعریف و ویرایش این اطلاعات پایه برای کاربرانی که دسترسی کافی داشته باشند فراهم شده است. همچنین کارشناسان مالی می‌توانند اطلاعات مربوط به پروژه‌های مصوب، الحاقیه‌های این پروژه‌ها و ناظران آن‌ها را ثبت کنند. این اطلاعات در هنگام ثبت قرارداد بر روی پروژه مورد استفاده قرار خواهد گرفت. این بخش از سامانه از زیربخش‌های زیر تشکیل شده است:

  • مدیریت واحدهای کارفرما
  • مدیریت واحدهای حقوقی
  • مدیریت اشخاص حقیقی
  • مدیریت پروژه‌ها
  • مدیریت ناظران پروژه
  • مدیریت الحاقیه پروژه‌ها

مدیریت قوانین مالی

 قوانین و دستورالعمل‌های ابلاغ‌شده که از طریق اسناد بالادستی در دسترس سازمان‌ها قرار می‌گیرند، در انجام امور مختلف مورد توجه جدی کارشناسان قرار دارند و غفلت از آن‌ها می‌تواند تبعات سنگینی را در پی داشته باشد. در سامانه مدیریت پیمان و منابع مالی، کارشناسان می‌توانند قوانین و دستورالعمل‌هایی را که بیشتر محل رجوع هستند ثبت کرده و در هنگام نیاز با استفاده از قابلیت جستجوی قدرتمند سامانه، آن‌ها را به‌‌سرعت بازیابی کنند. همچنین امکان بارگذاری اسناد بالادستی که این دستورالعمل‌ها از آن‌ها استخراج شده‌اند وجود دارد تا ردگیری قوانین و دستورالعمل‌ها به‌شکل ساده‌تری قابل انجام باشد. زیربخش‌های مرتبط با مدیریت قوانین مالی عبارتند از:

  • مدیریت اسناد قوانین
  • مدیریت قوانین

امکانات چاپ انواع اسناد مالی

 در هر سازمان، قالب‌های مشخصی تعیین شده‌اند که اسناد مالی براساس آن‌ها چاپ و به سازمان‌ها و شرکت‌های مرتبط تحویل داده می‌شوند. هریک از اسناد مالی، مانند پرداخت قراردادها، پرداخت تنخواه، تأیید ساعت‌های کارکرد طرف قرارداد و ... قالب مخصوص خود را دارد که لازم است اسناد چاپ‌شده براساس این قالب‌ها تهیه شوند. در سامانه مدیریت پیمان و منابع مالی انواع مختلف قالب‌های چاپ اسناد تعریف شده و سامانه به‌صورت خودکار اطلاعات این اسناد را تکمیل می‌کند. بدین‌وسیله، کارشناسان مالی نیاز به پر کردن دستی اسناد کاغذی ندارند و می‌توانند با چند کلیک ساده، سند مورد نظر خود را در قالب مناسب چاپ نمایند.

گزارش ها و داشبوردها

یکی از مؤثرترین راهکارها برای ارزیابی وضعیت سازمان، استفاده از گزارش‌ها و داشبوردهای مختلف در جهت گرفتن بازخورد از عملکرد سازمان است. سامانه مدیریت پیمان و منابع مالی مجهز به ابزار گزارش‌ساز قدرتمند فارسی است که انواع گزارش‌های موردنیاز را در سه سطح گزارش‌های کارشناسی، گزارش‌های میانی و گزارش‌های مدیریتی سطح بالا پوشش می‌دهد. از جمله قابلیت‌های مهم سامانه در تهیه گزارش‌ها و داشبوردهای اطلاعاتی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • تولید انواع گزارش‏‌ها و داشبوردها به‌صورت نمودار و جدول
  • امکان بهره‌‏گیری از انواع ساختار‏های گرافیکی در تولید گزارش‌ها از جمله نمودار‏های میله‏‌ای، دایره‌‏ای و ...
  • امکان شخصی‌سازی نتایج گزارش با بهره‌گیری از انواع مختلف پارامترهای قابل تنظیم
  • امکان استخراج گزارش‌ها در قالب‌های متعدد مانند PDF ،MS Office و HTML.
  • امکان چاپ نتایج گزارش به‌صورت شکیل که مستقیماً قابل ‌ارائه به مدیریت سطح ‌بالا است
  • امکان افزودن گزارش‌های جدید موردنیاز در حداقل زمان